Дебиторская задолженность управление долгами

Управление дебиторской задолженностью: цели, задачи и способы оптимизации

В процессе ведения любого бизнеса возникает дебиторская задолженность. Она появляется в тот момент, когда компания начинает реализовывать товары и оказывать услуги в кредит. Дебиторская задолженность является ничем иным, как долгами контрагентов или сторонних лиц перед компанией. Если не контролировать эти долги и не управлять ими, владельцы бизнеса могут столкнуться с серьезными проблемами.

В какой-то момент компания недополучит средства, и не сможет заплатить по счетам и покрыть текущие платежи. В результате возникнет просрочка, которая может привести к началу процедуры банкротства. Управление дебиторской задолженностью – стратегически важная задача менеджмента компании. Ее накопление и длительные просрочки негативно отразятся на финансовой устойчивости компании и ее ликвидности. Это означает, что работу по взыскании необходимо начинать оперативно.

Как возникает дебиторская задолженность?

Принцип ее образования предельно прост. Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда одна из сторон двустороннего договора не может выполнить свои обязательства в полном объеме. К примеру, одна компания уже отгрузила товар, а вторая еще не оплатила поставку. Из-за этого разрыва возникает задолженность: для первого контрагента она дебиторская, а для второго – кредиторская. Она может существовать в течение нескольких часов, а может зависнуть на годы.

Бесспорно, каждый продавец хотел бы, чтобы покупатели своевременно вносили плату за товары и услуги, но на практике такое бывает крайне редко. Большинство клиентов используют отсрочку платежа. По мере увеличения количества клиентов у компании, растут объемы дебиторской задолженности.

Моментом образования дебиторки считается дата выполнения субъектом бизнеса своих обязательств перед контрагентом. Она должна быть погашена в срок в соответствии с условиями, предусмотренными договором. Если этого не происходит, дебиторская задолженность превращается в просрочку.

Чем обусловлена необходимость управления дебиторской задолженностью?

Нередко случаются ситуации, когда субъекты хозяйствования, стремясь увеличить прибыль, начинают наращивать объемы дебиторки. В результате это приводит к резкому увеличению неоплаченной задолженности, а в некоторых случаях даже к банкротству предприятия. Из-за большого количества дебиторов компания остается без оборотных средств, и недополучает выручку. Если таких долгов становится слишком много, предприятие не может полноценно функционировать: закупать материалы и сырье, изготавливать продукцию, выплачивать зарплату своим сотрудникам, оплачивать налоги и пр. Это прямые убытки, которые тормозят оборотность активов компании, и вынуждают предпринимать меры по их взысканию.

Для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия, его ликвидности и финансовой устойчивости необходима эффективная система управления дебиторской задолженностью. Это отдельная функция топ-менеджмента компании, направленная на рост прибыли компании, за счет минимизации и недопущения возникновения безнадежных долгов.

Задачи управления дебиторской задолженностью

Политика управления дебиторкой важна с точки зрения обеспечения бесперебойности и эффективности текущей деятельности компании. Это одна из ключевых функций финансового менеджмента, реализующаяся посредством следующих задач:

  • Проверка контрагентов. Для того, чтобы снизить риск образования просрочек, потенциальных партнеров проверяют еще до того, как заключить с ними договор. Для проверки контрагентов применяются специальные сервисы. Их использование позволяет сделать вывод о его платежеспособности и положении на рынке. Анализируется актуальный баланс партнера, а также коэффициент ликвидности. Одним из самых эффективных инструментов являются штрафы за просрочку платежа.
  • Особые условия договора. Для каждого контрагента составляются свои условия выполнения долговых обязательств, график оплаты и размер штрафов за нарушение платежной дисциплины, ненадлежащее выполнение или невыполнение условий договора. Задача юристов компании – составить договор таким образом, чтобы партнеру не выгодно было допускать просрочки.
  • Работа с должниками. Одна из ключевых задач финансовых менеджеров компании заключается в мониторинге выполнения партнером его долговых обязательств, устном и письменном информировании о дате погашения задолженности, наступлении критической даты, образовании просрочки и применении штрафных санкций.
  • Взыскание. Подразумевает действия по досудебному урегулированию спора между контрагентами, претензионной работе с дебиторами и взыскании долгов со злостных неплательщиков через суд.

Комплекс действий по выполнению первых двух задач направлен на предотвращение образования дебиторской задолженности. Своевременный контроль и анализ позволяют вовремя обнаружить просрочку и оперативно принять меры по ее взысканию. Для реализации третьей и четвертой разработана целая система методов. Воздействие на дебитора может быть жестким и мягким. Можно прийти к компромиссу, и предложить партнеру более доступные методы погашения задолженности, например, бартер или отсрочку платежа или сразу подать в суд.

Цели управления дебиторской задолженностью

С точки зрения оборачиваемости активов предприятия дебиторская задолженность является «замороженным» капиталом. Таким образом, управление дебиторкой включает работу с оборотными активами предприятия, направленную на реализацию следующих целей:

  • Снижение уровня дебиторской задолженности до нормативных показателей, уменьшение риска финансовых потерь.
  • Ускорение взыскания долга, увеличение его оборачиваемости.
  • Оптимизация общего размера задолженности, обеспечение ее своевременной инкассации.
  • Создание условий, гарантирующих поступление средств.
  • Уменьшение долгов перед другими контрагентами, в т.ч. перед бюджетными организациями.
  • Снижение риска образования «замороженной» дебиторской задолженности и упущенной выгоды от неиспользования капитала предприятия.

Любой субъект бизнеса функционирует в условиях ограниченности ресурсов. Главный критерий эффективности управления дебиторской задолженностью – рост прибыли за счет увеличения объемов реализации.

Методы управления дебиторской задолженностью

Наличие большого количества дебиторов – актуальная проблема для многих современных компаний. Ее решение требует квалифицированного управления. Задача любого субъекта бизнеса – конвертировать дебиторскую задолженность в денежные средства. Возврат и оптимизация дебиторки – реальная возможность восполнения оборотных активов компании. Разумные управленцы уделяют этому вопросу особое внимание. При грамотном контроле и управлении компании удастся максимально оградить себя от рисков, связанных со снижением платежеспособности, дефицитом оборотных средств и возникновением безнадежной задолженности со стороны дебиторов. Для эффективного решения проблем, связанных с оптимизацией дебиторки разработана целая система методов.

Инвентаризация задолженности

Регулярный мониторинг и анализ расчетов с контрагентами позволяет обнаружить сомнительную и безнадежную задолженность и принять меры по ее взысканию. Как правило, инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, в связи со сменой главного бухгалтера, в случае с ликвидацией или реорганизацией предприятия. При обнаружении недостачи или кражи инвентаризация проводится внепланово.

Предприятие может провести инвентаризацию в любое время по собственной инициативе. Процедура реализуется на определенную дату. В ходе инвентаризации предприятие отправляет сведения о задолженности своим контрагентам, а те должны в письменной форме подтвердить их или опровергнуть. Теоретически все выглядит довольно просто. Однако на практике инвентаризация может затянуться на неопределенное время. По ее результатам составляется акт сверки, который должен быть подписан всеми контрагентами. В ходе подписания сверяется вся указанная в акте информация. В случае обнаружения расхождений вносятся необходимые правки, оформляются недостающие бумаги.

Работа с дебиторами

Комплекс действий в рамках данного направления включает в себя:

  • Анализ договоров.
  • Определение точных сроков выполнения контрагентами своих обязательств.
  • Контроль своевременности оплаты, отгрузки.
  • Информирование сторон о состоянии их счетов.

Взыскание долгов

Наличие дебиторской задолженности вынуждает финансовых менеджеров предприятия здраво оценить затраты на ее взыскание. Разумеется, у каждого покупателя будут веские основания, которые привели к просрочке. Но компанию это не волнует. Ей важно получить свои день за отгруженный товар или предоставленные услуги. Взыскание дебиторки осуществляется разными методами. Если сторонам не удалось прийти к консенсусу и найти общие точки соприкосновения, кредитор объявляет претензию дебитору и обращается с исковым заявлением в суд. В ходе взыскания задолженности компания столкнется с такими расходами:

  • Оплата услуг почты и экспресс-доставки.
  • Получение платных выписок о деятельности контрагента.
  • Юридическая помощь при составлении и подаче искового заявления.
  • Оплата государственной пошлины.
  • Оплата услуг представителя в суде.
  • Сопутствующие расходы, связанные с привлечением экспертов, проведением экспертиз и пр.

Если размер задолженности больше указанных затрат, имеет смысл отстаивать свои права в суде. Суммарный размер долга состоит из самой дебиторки, неустойки, пеней и штрафов.

Взыскание дебиторской задолженности осуществляется в несколько этапов:

  1. Отправка письменной претензии с требованием уплаты долга, подробным расчетом суммы образовавшейся задолженности, начислением процентов и крайним сроком покрытия долговых обязательств.
  2. Если дебитор игнорирует это сообщение, необходимо обращаться в суд. К исковому заявлению прикладывается копия письма-претензии, ответа на него (если таковой имеется), а также полный пакет документов, подтверждающих наличие долговых обязательств контрагента – акты, счета и пр.

Если по итогам судебного разбирательства требования истца были удовлетворены, ему выдается исполнительный лист, по которому в дальнейшем будут работать приставы. Кредитор вправе взыскивать долг в рамках дела о банкротстве, но при условии, что компания будет включена в реестр кредиторов. В этом случае она сможет получить в счет погашения долга часть денег, вырученных от продажи имущества должника.

Необходимо адекватно оценить перспективы возврата долга, чтобы не столкнуться с еще большими убытками, и не загнать компанию в долговую яму. Как правило, взыскание судебных издержек накладывается на проигравшую сторону, но так бывает не всегда. К такому развитию событий следует подготовиться заранее. Кроме того, в результате реализации процедуры банкротства должник может быть признан неплатежеспособным. В этой ситуации все попытки взыскать долг будут тщетными.

Списание дебиторской задолженности

Согласно действующему законодательству задолженность признается просроченной по прошествии срока исковой давности. Минимальный срок – 3 года. Максимальный – 10 лет. Однако в этом случае есть исключения. К примеру, задолженность по договорам с транспортными компаниями должна погашаться не позже одного года. Дата начала срока исковой давности зависит от условий, указанных в договоре. Он может приостановиться, если в течение последних полугода кредитор не смог обратиться в судебные органы ввиду форс-мажорных обстоятельств.

Срок исковой давности может остановиться, если сторонам удалось решить спор без судебных разбирательств. Если фирма не имеет возможности погасить свои долговые обязательства в полном объеме, дебиторская задолженность считается безнадежной. Списание безнадежной дебиторки проводится в заключительный день периода, в котором прошел срок исковой давности. Процедура списания долгов с истекшим сроком давности проводится с использованием следующих методов:

  1. Применение резерва сомнительной задолженности.
  2. Если резерв долга не был предусмотрен, такой долг списывается на финансовые результаты. Проводки по списанию проводятся по каждому долговому обязательству отдельно.

Процедура осуществляется на основе предварительной инвентаризации и распоряжений руководителя предприятия. Списание дебиторской задолженности не означает, что долг контрагента перед предприятием был полностью аннулирован. В течение последующих пяти лет дебиторка будет отражаться в бухгалтерском балансе. Задача менеджеров компании – следить за финансовым состоянием должника, и контролировать не появилась ли у него возможность выполнить все свои долговые обязательства.

Не стоит списывать со счетов огромное количество бумаг, бюрократические проволочки и нервотрепку. Без профессиональных знаний, навыков и опыта проведения аналогичных процедур в этом случае не обойтись. Эффективное управление дебиторской задолженностью нуждается в применении комплексного инструментария, объединяющего функции предупреждения и взыскания. В каждом отдельном случае он оптимизируется, что позволяет продуктивно работать с кредитными договорами, и мониторить все этапы судебного производства.

Кредитные лимиты

Во избежание возникновения безнадежной дебиторской задолженности многие управленцы устанавливают кредитные лимиты. Это максимально допустимый размер дебиторской задолженности. Он рассчитывается, как в целом по предприятию, так и по отдельным контрагентам. Разработкой нормативных показателей занимаются специалисты планового отдела компании. Они зависят от объемов прибыли за предыдущий период, отраслевого признака, показателей платежеспособности и ликвидности. Кредитный лимит утверждается генеральным директором компании.

Продажа дебиторской задолженности

Если у собственников предприятия нет ни малейшего желания разбираться с дебиторами, но при этом они желают вернуть средства, можно продать дебиторскую задолженность лицам, которые в этом заинтересованы. Это избавит кредитора от затяжных судебных разбирательств и бумажной волокиты. Многие компании покупают задолженность по низкой цене, а затем требуют возврата долга по полной стоимости, иногда с еще большими штрафами и процентами. Для того, чтобы продать дебиторку согласие должника не требуется. Достаточно проинформировать его о факте продаже. Существует несколько способов провести такую сделку:

  • По договору уступки требования – цессии. Это соглашение, в соответствии с которым кредитор передает свои права по требованию долга заинтересованному лицу. При желании переуступка может быть оформлена в рамках трехстороннего договора. В результате происходит замена одного кредитора другим.
  • Через факторинг. Такой способ используют продавцы, которым срочно нужны деньги. Выкупить долг может банк или факторинговая компания. Факторинг отличается от цессии тем, что в процессе переуступки право требований полностью передается принимающей стороне, то есть меняется субъект. При факторинге подписывается трехстороннее соглашение между поставщиком, должником и факторинговой компанией. Благодаря этому продавец сразу получает средства за отгруженный товар, а покупатель может пролонгировать долговые обязательства. При этом, в случае просрочки взыскивать долг будет уже не поставщик, а факторинговая компания или банк.

Преимущества привлечения специалистов по управлению дебиторской задолженностью

Увеличение размеров задолженности контрагентов приводит к тому, что собственники бизнеса рискуют столкнуться с большим количеством проблем, начиная от невозможности роста компании, и заканчивая ее стагнацией и полной утратой контроля. Одной из ключевых причин такого развития события является некорректная работа или низкий уровень планирования дебиторской задолженности. Поддержать должный уровень рабочего капитала поможет привлечение компетентных специалистов по работе с оборотными и необоротными активами. Они реализуют комплекс мер, направленных на мониторинг своевременности оплаты по счетам, курирование судебных процессов с последующим возвратом дебиторской задолженности. Услуги по управлению долгами включают в себя:

  • Сбор, анализ и систематизация данных о дебиторах и их долговых обязательствах. На этом этапе приглашенная команда специалистов проводит диагностический анализ причин, обусловивших негативное положение с ликвидной дебиторской задолженностью, отклонение фактических показателей от плановых.
  • Оперативное получение сведений из госреестров и банковских структур.
  • Определение долгосрочной цели кредитной политики компании, формулировка стратегии.
  • Разработка адекватной кредитной политики, внедрение оптимальных решений, методов и инструментов управления дебиторской задолженностью. Текущая работа с дебиторами требует пристального внимания руководителей и менеджеров.
  • Разработка задач и координация работы специалистов разных подразделений, которые занимаются проверкой контрагентов, оценкой состояния задолженности и непосредственно контактируют с должниками.
  • Создание комплексной системы контроля работы подчиненных. Предоставление готовых шаблонов и механизмов для оптимизации дебиторской задолженности. Сравнение фактических результатов управления с нормативными.
  • Автоматизация всех этапов взыскания. Использование современного программного обеспечения обеспечивает повышение эффективности сбора, анализа и обработки полученных сведений, и сводит к минимуму вероятность образования безнадежной задолженности. Автоматизация процедуры взыскания позволит работать с дебиторами намного проще и быстрее, используя прогрессивные технологии и методы.
  • Индивидуальная адресная работа по должникам. Определение подходов зависит от специфики деятельности предприятия и платежеспособности контрагентов.
  • Составление аналитических отчетов на основе полученных данных для оценки эффективности деятельности.

Задача экспертов по управлению дебиторской задолженностью – объединить все стадии оптимизации долга, используя прогрессивные методики взыскания и коммуникационные инструменты. При грамотном управлении дебиторской задолженностью компания сможет свести риск возникновения дефицита оборотных средств и неплатежеспособности к минимуму. Разумные управленцы уделяют этому вопросу особое внимание, привлекая опытных финансовых менеджеров.